Importer des projets dans Gryzzly
Vous avez besoin d’importer des données dans Gryzzly ? Découvrons ensemble ce qu’il est possible d’importer et comment.
Activer la fonction d’import
Pour activer la fonction d’import, il est nécessaire de contacter l’équipe Gryzzly soit la par la bulle de chat en bas à droite de cette page, soit à cette adresse email : support[@]gryzzly.io
Vous pourrez ensuite vous rendre sur la page administration > import pour importer vos données.
À noter : vous devez avoir le rôle administrateur pour accéder à cette rubrique.
Importer des projets
Vous pouvez importer vos données avec un fichier au format .csv ou .xslx !
👉 Important : Le séparateur de colonne accepté est la virgule [ , ] et le format de caractère est l’UTF8. Pour les décimales sur les nombres, utilise le [.]
Prérequis
Avant de créer votre fichier d’import, nous vous recommandons de définir en amont la structure de projets et de tags que vous souhaitez mettre en place.
Si des tags doivent être associés aux projets qui seront importés, il est nécessaire de créer votre structure de tag dans votre espace sur la page administration > tags
Comment structurer votre fichier d’import ?
En fonction de l’offre à laquelle vous avez souscrite et les tags que vous avez créés, vous trouverez un exemple de la structure à adopter en bas de votre page d’import :
A noter : Vous pouvez copier-coller ce contenu de ce bloc dans un bloc note, enregistrer votre fichier sur votre ordinateur puis changer l’extension de votre fichier par .csv
Vous pourrez ensuite éditer ce fichier dans un logiciel de tableur comme excel, google sheet ou Open Office.
Ce qui donnera :
Comment ordonner vos projets et vos ressources (tâches, achats, remises) ?
Chaque ligne de votre fichier doit être renseignée dans un ordre qui permettra la bonne création de vos projets :
- [project] : votre projet
- [purchase] : un achat sur votre projet
- [discount] : une remise sur votre projet
- [task] : une tâche ou un groupe de tâche sur votre projet
- [purchase] : un achat sur votre groupe de tâche
- [discount] : une remise sur votre groupe de tâche
- [subtask] : une sous-tâche de votre groupe de tâche
À noter :
- Chaque ressource d’un projet devra obligatoirement renseigner le nom du projet auquel elle est rattachée dans la colonne [Project Name]
- Les objets [purchase] et [discount] sont optionnels
- Le objets [purchase] et [discount] sont obligatoirement placés après un objet [projet] pour être rattaché à un projet
- Le objets [purchase] et [discount] sont obligatoirement placés après un objet [task] pour être rattaché à un groupe de tâche
- Un objet [subtask] est obligatoirement précédé d’un objet [task]
Entêtes de colonne et format de données acceptées
Vous trouverez ci-dessous toutes les entêtes de colonnes acceptées ainsi que les formats de données et valeurs attendues par notre système d’import :
Headers
Règles métiers : les informations à remplir en fonction du type de projet et du type de ressources
Objet projet
Champs obligatoire :
- project name : le nom de votre projet
- ressource name : doit être identique au nom du projet
Objet Purchase
Champs obligatoire :
- project name : le nom du projet auquel doit être attaché l’achat
- ressource name : le nom de votre achat
- purchase buying price : le coût de votre achat, peut être laissé à zéro
- purchase resale price : le prix de revente de votre achat, peut être laissé à zéro
- purchase paid at: la date effective de l’achat (yyyy-mm-dd)
Objet Discount
Champs obligatoires :
- project name : le nom du projet auquel doit être attaché votre discount
- ressource name : le nom de votre remise
- discount amount : le montant de votre remise
Objet Task - placé à la racine du projet
Champs obligatoires :
- project name : le nom du projet auquel doit être attaché votre tâche
- ressource name : le nom de votre tâche
- billing : le mode de facturation (optionnel si vous n’avez pas l’offre Budget)
En fonction de type de facturation choisi d’autres champs devront être renseignés :
Billing = None (Non facturé)
Champs obligatoires : aucun
Billing = Detailed (mode forfait)
Champs obligatoires : (2 parmi les 3)
- time planned : temps vendu / prévu
- budget amount : montant du budget
- hourly rate : taux horaire
Billing = Global (mode enveloppe)
Champs obligatoires :
- budget amount : montant du budget
- hourly rate mode : mode de définition du taux horaire
- hourly rate : taux horaire (seulement si hourly rate mode = task)
Billing = Time (mode temps)
Champs obligatoires :
- hourly rate mode : mode de définition du taux horaire
- hourly rate : taux horaire (si hourly rate mode = task)
Création de groupe de tâche : Objet Task et Subtask
Lorsque vous créez un objet [Task] en vue d’un faire un groupe de tâche, il vous faudra créer des objets sous tâches à l’intérieur de ce groupe.
Cette section détaillera les champs obligatoires à compléter pour les objets [Task] et [subtask]
A noter : l’objet [subtask] devra obligatoirement avoir le même type de billing que l’object [task] auquel il appartient.
Champs obligatoires :
- project name : le nom du projet auquel doit être attaché votre tâche ou sous-tâche
- ressource name : le nom de votre tâche
- billing : le mode de facturation (optionnel si vous n’avez pas l’offre Budget)
En fonction de type de facturation choisi d’autres champs devront être renseignés :
Groupe de tâche None (non facturé)
Objet Task - champs obligatoires
- aucun
Objet Subtask - champs obligatoires
- aucun
Groupe de tâche Detailed (Forfait)
Objet Task - champs obligatoires
- Ne pas renseigner les champs Time planned, Budget amount, hourly rate
Objet Subtask - champs obligatoires (2 parmi 3)
- time planned : temps vendu / prévu
- budget amount : montant du budget
- hourly rate : taux horaire
Groupe de tâche Global (Enveloppe)
Objet Task - champs obligatoires
- budget amount : montant du budget
- hourly rate mode : mode de définition du taux horaire
- hourly rate : taux horaire (si défini si le projet et seulement si hourly rate mode = task
Objet Subtask - champs obligatoires
- hourly rate mode : mode de définition du taux horaire
- hourly rate : taux horaire (si défini si le projet et seulement si hourly rate mode = task
Groupe de tâche Time (Temps)
Objet Task - champs obligatoires
- hourly rate mode : mode de définition du taux horaire
- hourly rate : taux horaire (si défini si le projet et seulement si hourly rate mode = task
Objet Subtask - champs obligatoires
- hourly rate mode : mode de définition du taux horaire
- hourly rate : taux horaire (si défini si le projet et seulement si hourly rate mode = task